2018_07_27

Отпуск и отпускные в России: FAQ

Автор: Ольга Узульник, бухгалтер по расчету заработной платы Аккаунтор

Тема отпусков и начисления отпускных часто вызывает вопросы, особенно у тех, кто с этой темой никогда не сталкивался – иностранных сотрудников и молодых специалистов. Мы собрали наиболее популярные вопросы и постарались на них ответить.

Компания просит подписать график отпусков на следующий год. Это нормально?

Да, все организации обязаны в декабре составлять графики отпусков на следующий год и знакомить с ними сотрудников под подпись.

За отсутствие графика компания наказывается таким же штрафом, как за непредоставление отпуска сотруднику:

  • Для должностных лиц – от 1 000 до 5 000 рублей (в первый раз может быть только предупреждение)
  • Для индивидуальных предпринимателей – от 1 000 до 5 000 рублей
  • Для организаций – от 30 000 до 50 000 руб.

Согласно трудовому кодексу, работники уходят в отпуск по графику отпусков. Работодатель должен сообщить работнику о предстоящем отпуске под роспись не позднее, чем за 2 недели до его начала.

Можно ли отменять или перенесить запланированный отпуск?

Можно. Это очень часто практикуется, потому что действительно неудобно, когда нужно заранее расписать дни отдыха на весь год.

Перенос или отмена должны быть согласованы сотрудником и работодателем. Эти изменения фиксируются в приложении к графику отпусков.

Работникам младше 18 лет или работникам, которые совмещают несколько работ, работодатель должен предоставить отпуск в любое удобное для них время, на основании заявления, независимо от графика отпусков.

Что нужно для оформления отпуска не по графику?

Перед отпуском нужно писать заявление с указанием желаемых дней отдыха.

Чтобы и вам, и работодателю было удобно согласовывать отпуск, лучше делать это как можно раньше. Мы рекомендуем писать заявление за 2 недели до отпуска, тогда работодатель спокойно может согласовать дни отсутствия, передать срочные дела другому сотруднику, отправить информацию для расчёта и выплаты отпускных в бухгалтерию. Если сообщить об отпуске заранее не получилось, то учитывайте, что бухгалтерия обязана перечислить вам через банк отпускные не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска, поэтому если заявление написано не заранее, руководству могут потребоваться документы обосновывающие уважительные причины ухода в отпуск.

Как рассчитываются отпускные?

Отпускные в России рассчитываются по формуле:

Среднедневной заработок * Количество дней в отпуске

Среднедневной заработок зависит от заработка за 12 месяцев, предшествующих началу отпуска. В России принят условный коэффициент 29,3 –  среднее количество дней в месяце, с учётом того, что в календаре есть месяцы, в которых 31, 30, 28 дней.

Если сотрудник отсутствовал на рабочем месте по любой причине, то среднедневной заработок будет считаться по-другому.

Примеры:

В компании работает сотрудник Томи с окладом 100 000 рублей, который идёт в отпуск на 14 дней. Рассмотрим 2 ситуации.

Пример 1: Томи отработал полностью весь период без периодов отсутствия на работе:

Пример 2: Томи болел в марте 30 дней (в марте 31 день) и получил в марте не 100 000 рублей, а 5 000, так как в марте он присутствовал на работе 1 день (31-30).

В числителе уменьшается сумма начислений, а в знаменателе уменьшается количество дней, таким образом, среднедневной заработок увеличивается незначительно по сравнению с полностью отработанными 12-ю месяцами.

Премии же попадают в числитель и увеличивают среднедневной заработок, а значит и отпускные, не затрагивая знаменателя.

Сколько можно брать дней отпуска в году?

По общему правилу оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней. В некоторых государственных учреждениях предоставляют более длительный оплачиваемый отпуск.

Как считать дни отпуска и отпускные, если в него входят выходные и праздники? 

Обычные календарные выходные (суббота и воскресенье) входят в общую продолжительность отпуска. Если они вошли в ваш отпуск, вам просто заплатят отпускные за 2 дня, без изменения длительности отдыха. 

Касательно праздничных дней в трудовом кодексе есть правило, что нерабочие праздничные дни в отпуск не включаются. На практике это означает, что возможны 2 варианта работы правила: 

  • либо увеличится количество дней, которые сотрудник будет отдыхать, т.е. отпуск продлится; 
  • либо сотрудник будет отдыхать столько, сколько запланировал и при этом из отпуска вычтутся только непраздничные дни, за них начислятся отпускные. 

Всё зависит от формулировки в заявлении. 

  1. Если Томи в 2018 году напишет заявление с формулировкой «Прошу предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск с 01.11.2018 г. по 07.11.2018 г.,»то он будет отдыхать столько, сколько написано в заявлении на отпуск - 7 дней, но из 28 дней отпуска вычтется только 6 дней, за столько же дней он получит и отпускные.  День народного единства (4 ноября), входящий в отпуск, будет считаться праздничным выходным, а не отпуском.
  2. Если же Томи напишет: «Прошу предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск с 01.11.2018 продолжительностью 7 календарных дней», то оплачено будет 7 дней, а в отпуске он будет с 01.11.2018 по 08.11.2018г. В этом случае будет учтён тот день, который он пропустит взамен попавшего в отпуск праздничного.

Когда работодатель в первом случае не добавил 1 день к отпуску, он формально не нарушил правило. Он просто учёл, что день праздничный и исключил его из отпуска. 

Во втором случае Томи попросил отпуск на 7 календарных дней, начиная с 1 ноября. Это не даёт возможности исключить праздник из отпуска, и работодатель, соблюдая закон, должен продлить отпуск Томи

Можно ли разбить отпуск на две части, чтобы сохранить отпускные дни?

Так как длительность оплачиваемого отпуска ограничена, все хотят экономно их использовать. И когда мы берём отпуск, хочется не включать в него выходные. Нас очень часто спрашивают, можно ли так делать.

Можно. Главное – учесть требование трудового кодекса, что в году обязательно должен быть отпуск длительностью 14 дней.   

В каком месяце выгоднее брать отпуск и почему?

Отпуск выгоднее брать в те месяцы, в которых больше рабочих дней. Причина этого – разница в принципах выплаты отпускных и основной зарплаты. 

Томи решает, когда ему выгодней поехать в отпуск – в июне или в августе. 

Из примера 1 среднедневной заработок Томи – 3410,29 рублей, отпускные за 14 дней – 47 744,06 рублей. И в июне, и в августе он получит одинаковую сумму отпускных.

А так как основная зарплата рассчитывается по-другому, то общая сумма денег будет отличаться: 

  • В июне 20 рабочих дней. При окладе Томи 100 000 рублей каждый день работы в июне стоит 5 000 рублей. В его отпуск входит 4 выходных дня и 10 рабочих, за которые он недополучит 50 000 рублей. 

Если Томи возьмет отпуск в июне, он заработает 100 000 – 50 000 + 47 744,06 = 97 744, 06 рублей

  • В августе 23 рабочих дня. Каждый день работы Томи стоит 4 347, 82 руб. Заотпускные дни из его зарплаты вычтется 43 479, 2 рубля.

Если Томи возьмёт отпуск в августе, он заработает 100 000 – 43 479, 2 + 47 744, 06 = 104 264,86 рублей

Что делать, если заболел во время отпуска?

Рассмотрим не очень приятную ситуацию: Томи взял 14 дней отпуска, получил отпускные и заболел. Томи болеет, а отпуск сгорает. Что делать? Трудовой кодекс позволяет Томи:

  • Перенести отпуск на другое время. Для этого нужно согласовать перенос с руководителем и внести изменения в график отпусков. В этом случае отпускные будут взаимозачитаны с выплатами по больничному листу и зарплатой. В случае превышения полученной суммы отпускных, работник возвращает лишнее на расчётный счёт компании
  • Продлить отпуск на количество дней больничного. Если Томи не напишет заявление о переносе, то отпуск продлится автоматически. Нужно только принести больничный лист.

Накапливаются ли отпускные дни за время декрета?

Например, если сотрудница уходит в декрет, сначала она предоставляет работодателю больничный по беременности и родам. Как правило, он длится 140 дней, но в зависимости от некоторых нюансов может длится дольше – до 210 дней. За время нахождения сотрудницы на этом больничном отпускные дни продолжают накапливаться. Затем начинается отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет, по желанию сотрудницы отпуск может длиться и до 3 лет. За это время отпускные дни не полагаются.

Можно ли не брать отпуск вообще?

В трудовом кодексе запрещено непредоставление отдыха на протяжении двух лет подряд. Но сотрудник может отгуливать не все дни, а только часть отпуска, а оставшуюся часть дней переносить на будущий период. Дни будут накапливаться. Их очень трудно получить в денежном эквиваленте, но два варианта всё-таки существуют:

  1. При увольнении работодатель обязан выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск.
  2. Написать заявление маленькими частями на субботу и воскресенье, праздничные дни, работодатель выплатит отпускные за те дни, которые Вы итак не работаете. При этом из-за правила 14 дней не получится вместо всех 28 дней отпуска взять всю сумму отпускными.

Мы будем рады вам помочь, если у вас есть вопросы, связанные с расчетом отпускных, кадровым делопроизводством или расчетом заработной платы.

Делитесь статьей в социальных сетях:

Свяжитесь с нами