2014_12_09
новости

На пути к экономии и эффективности – Анализ и оптимизация учетных процессов и процедур внутреннего контроля

Надежный и своевременный учет помогает менеджеру принимать верные решения и добиваться экономии. Большая часть бухгалтерской работы автоматизирована благодаря использованию современного программного обеспечения. Не смотря на это, руководители часто признают, что не в полной мере удовлетворены работой бухгалтерской и финансовой служб в своих организациях.

Улучшение и развитие бухгалтерского учета начинается с анализа учетных процессов. Это позволяет установить цели для оптимизации и спланировать процедуры по увеличению эффективности.

Бухгалтерский учет как инструмент управления

Бухгалтерский учет – это система регистрации всех фактов экономической жизни компании. Мы рассматриваем его главным образом как управленческий инструмент, который дает возможность контролировать все операционные бизнес-процессы в компании. Надежный и своевременный учет помогает менеджеру принимать верные решения и добиваться экономии.

Процесс бухгалтерского учета состоит из нескольких видов бухгалтерской работы: расчет заработной платы, складской учет, учет основных средств, выручки, затрат, расчет налогов, налоговое декларирование, формирование финансовых результатов, составление финансовой отчетности и т.д. Большая часть бухгалтерской работы автоматизирована благодаря использованию современного программного обеспечения. Ежедневная работа бухгалтера включает составление первичной документации, которая отражает все факты хозяйственной жизни компании, ввод данных в бухгалтерскую программу, последующий анализ и обработку данных для получения результатов.

Неэффективная работа бухгалтерской службы порождает риск срыва сроков, риск дополнительных затрат, и, что самое неприятное, управленческие риски. Недостаток внутреннего контроля ведет не только к ошибкам, но, к сожалению, и к мошенничествам

Анализ и оптимизация учетных процессов

Улучшение и развитие бухгалтерского учета в компании начинается с анализа работы бухгалтерской службы. Первым делом следует провести экспресс-анализ работы всей компании, т.е. изучить ее основные бизнес-процессы, организационную структуру, потоки документации. Это необходимо для того, чтобы определить потребности в учетных процессах.

После этого можно приступить к анализу функционирования бухгалтерской службы компании. Такой анализ включает изучение внутренней документации, регламентирующей работу бухгалтерии, проверку уровня автоматизации бухгалтерской работы, проведение бесед с сотрудниками бухгалтерии и выявление проблемных зон. Среди индикаторов эффективной работы бухгалтерской службы – своевременное и корректное выполнение бухгалтерских задач, адекватный уровень сложности процессов, низкие затраты на функционирование бухгалтерской службы, оптимальная рабочая нагрузка персонала, минимальные временные затраты на выполнение бухгалтерской работы, возможность выполнять срочные задания, наличие требуемого числа сотрудников, имеющих должный уровень квалификации и т.д.

Индикаторами неэффективной работы бухгалтерии являются потери времени, простои, неиспользуемые ресурсы, дублирование функций и ошибки.

Простой и полезный способ анализа любых бизнес-процессов – это так называемый «Метод 5 вопросов». Данный метод предполагает, что по каждому виду работы, существующему в компании, следует задать 5 групп вопросов. Эти группы называются «Цель», «Люди», «Время», «Место» и «Метод». Прежде всего, нужно выяснить: «Какова цель данной работы?». Затем мы спрашиваем: «Кто, где, когда и как делает эту работу?» После этого следуют вопросы: «Почему эта работа делается именно так, и какие есть альтернативы?» И наконец: «Какая альтернатива лучше?» Эти вопросы позволяют структурировать аналитическую работу и, более того, беседы с сотрудниками, которые вовлечены в процессы, могут дать много полезной информации.

Когда аналитическая работа завершена, приходит время ставить цели для оптимизации и планировать ее осуществление. Конечно, конкретные цели зависят от каждой компании, но часто мы говорим об исключении потерь времени, минимизации устной информации и установлении контрольных точек. Мы называем методы оптимизации: «Исключать», «Упрощать» и «Стандартизировать». Это означает, что:

  • Рутинная работа должна быть исключена. Также как и выявленные причины ошибок. Излишний контроль, который становится препятствием для гладкой работы, должен быть ограничен.
  • Сложные процессы должны быть упрощены. Также как и сложные форматы документов и отчетов.
  • Уровень автоматизации должен быть повышен, методы работы – стандартизированы.

Внутренний контроль

Начиная с 2013 года внутренний контроль в организации стал требованием Российского законодательства: каждая компания обязана организовать внутренний контроль за фактами своей экономической жизни; компании, подлежащие обязательному аудиту, обязаны дополнительно организовать внутренний контроль за ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности.

Основываясь на нашем опыте, мы знаем, что наиболее эффективными процедурами внутреннего контроля являются авторизация операций и сделок, разделение полномочий и ротация обязанностей, регулярная инвентаризация.

В процессе нашей аудиторской работы мы уделяем особое внимание процедурам внутреннего контроля в компаниях и можем назвать следующие типичные примеры неэффективной его организации: несоблюдение процедур авторизации операций, ненадлежащее хранение активов, нарушение процедур инвентаризации, недостаточное разделение полномочий и излишний контроль.

Если Вы решили наладить или улучшить внутренний контроль в Вашей организации, мы рекомендуем следующие шаги. Сначала нужно проанализировать всю деятельность компании и определить ее риски. После этого могут быть выбраны и описаны подходящие процедуры внутреннего контроля. Сотрудников компании следует уведомить о рисках, связанных со сферой их обязанностей, и соответствующих процедурах внутреннего контроля. Систему внутреннего контроля в организации следует тестировать, по крайней мере, ежегодно и улучшать в случае необходимости.

Ольга Мазина
Заместитель директора отдела бухгалтерских услуг
Налоговый консультант
+7 812 325 82 94 (281)
Olga.Mazina@accountor.ru